PRIVACY VERKLARING

Dit is de privacyverklaring van Ottevanger Milling Engineers (hierna: ‘wij’). In deze privacyverklaring leggen wij onder meer uit waarom wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, welke gegevens dat zijn en welke rechten u heeft als wij uw persoonsgegevens verwerken.

1. De naam en contactgegevens van Ottevanger Milling Engineers

Ottevanger Milling Engineers
t.a.v. de Privacy Department

Moerkapelse Zijde 32

2751 DL Moerkapelle

KvK-nummer: 56662513

Wij zijn bereikbaar per e-mail: privacy@ottevanger.com

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en wat is de grondslag?

Wij mogen alleen persoonsgegevens verwerken als wij daar een grondslag (reden) voor hebben die in de privacywetgeving (AVG) staat. De volgende redenen hebben wij om uw persoonsgegevens te mogen verwerken die in artikel 6 van de AVG staan:

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Dat geldt voor:

• (potentiële) klanten;
• partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen;
• (potentiële) leveranciers
• Andere opdrachtgevers of opdrachtnemers;

Wij verwerken uw persoonsgegevens indien u daarvoor toestemming heeft gegeven;
Wij verwerken uw persoonsgegevens indien wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van belastingaangiftes;
Wij verwerken uw persoonsgegevens indien wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben.

Indien u een product of dienst bij ons afneemt, dan dient u daarvoor persoonsgegevens bij ons achter te laten, zodat wij met u contact kunnen opnemen over het product of de dienst, de overeenkomst kunnen sluiten en alles wat daarbij komt kijken. Denk bijvoorbeeld aan het toesturen van de offerte, het informeren over wijzigingen in diensten of van producten of het geven van instructies bij producten en de facturering.

Bij de inkoop van producten of diensten door ons is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst. Ook kunnen wij informatie uit openbare bronnen halen en vastleggen, zoals uit het Kamer van Koophandel-register of contactgegevens van openbare websites.

Indien u ons daarvoor toestemming heeft gegeven, zullen wij de door u opgegeven persoonsgegevens bewaren en gebruiken om u in de toekomst persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe producten en diensten en u hier eventueel een aanbieding voor te doen. Iedere keer dat wij u een reclamemailing stuurt, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie daarvoor de afmeldlink onderaan iedere mailing.

U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven en de eventuele overeenkomst niet tot stand kan komen, dan wel niet kan worden uitgevoerd.

3. Welke gegevens verzamelen en gebruiken wij?

Indien u gebruikt maakt van onze diensten, dan kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verzamelen en gebruiken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres (geanonimiseerd)
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt aan ons, bijvoorbeeld door gebruik te maken van ons contactformulier op de website, in correspondentie aan ons en via de telefoon;
• Informatie over uw downloads van de website;
• Internetbrowser en apparaat type
• Tijdstempels;
• Wij verzamelen en gebruiken ook bedrijfsnamen. Bedrijfsnamen vallen in de meeste gevallen buiten de reikwijdte van de AVG. Dit kan anders zijn als u uw bedrijf heeft geregistreerd met uw eigen naam, bijvoorbeeld Piet Jansen BV. In dat geval zullen wij ook de beschermende bepalingen van de AVG bij uw bedrijfsnaam in acht nemen.

4. Geautomatiseerde gegevensbesluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Zie voor meer informatie over dit onderwerp de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

5. Cookies die wij gebruiken

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo’n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren van de bezoeker. Daardoor kunnen wij de bezoeker bij een volgend bezoek nog beter van dienst zijn.

Wij maken gebruik van cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina’s van onze website te optimaliseren. Daarnaast maken wij ook gebruik van analytische cookies om bijvoorbeeld bezoekersstatistieken bij te houden. Zo krijgen wij beter inzicht in het functioneren van de website. De analytische cookies hebben geen of geringe gevolgen voor uw privacy.

De gegevens worden niet aan derden gegeven. Ook bevatten deze cookies geen persoonsgegevens zonder dat daar ondubbelzinnige en expliciete toestemming voor is gegeven. De functionele en analytische cookies hebben dus geen of geringe gevolgen voor uw privacy.

Ons bezoekersgedrag op onze website wordt met behulp van cookies van Google Analytics gemeten. Dit programma geeft ons inzicht in de (anonieme) statistieken, zoals bezoekersaantallen en specifiek klikgedrag. We hebben de IP adressen geanonimiseerd, slaan geen user ID’s op die je persoonlijk kunnen identificeren en maken geen gebruik van remarketing functionaliteiten.

Mochten wij onverhoopt toch nog andere cookies gebruiken, dan wordt dit u bekend gemaakt zodra u de website bezoekt. U krijgt dan via een pop-up de mogelijkheid met deze cookies in te stemmen. Pas indien u toestemming voor het gebruik hiervan heeft gegeven, zullen de cookies worden geplaatst.

U kunt uw browser zo instellen dat die het gebruik van cookies toestaat, niet toestaat of gedeeltelijk toestaat. Cookies kunnen altijd van een computer worden verwijderd, ook weer via de browser. Sommige cookies hebben een houdbaarheidsdatum, waardoor de cookies automatisch verwijderd worden.

6. Delen wij uw gegevens met derden?

Uw persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden en worden uitsluitend aan derden verstrekt indien dit nodig is voor de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u of noodzakelijk in verband met een wettelijke verplichting.

In het kader van de uitvoering van de overeenkomst is het namelijk mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze provider van serverruimte verstrekt.

Omdat wij gebruik maken van een nieuwsbrief mailing dienst, worden uw persoonsgegevens tot slot doorgegeven aan de aanbieder van deze dienst.

Het kan voorkomen dat wij uw gegevens moeten delen aan derden op grond van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld op verzoek van de Belastingdienst.

Met de derden die uw persoonsgegevens verwerken in opdracht van ons, zullen wij een verwerkingsovereenkomst sluiten om ervoor te zorgen dat deze derden op eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid met uw persoonsgegevens omgaan. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn en nemen daarom passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Om de privacy te waarborgen en de technische beveiliging te verzekeren, hebben wij o.a. het volgende gedaan:

Uw gegevens worden via een beveiligde verbinding worden verzonden als u gebruikmaakt van een online formulier op onze website;
Uw gegevens worden tijdens de verzending versleuteld. Dit betekent dat uw gegevens onleesbaar zijn, mochten ze in verkeerde handen terechtkomen;
Andere beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall;
Persoonsgegevens die in fysiek vorm zijn vastgelegd, worden bewaard in een deugdelijke afsluitbare ruimte, zodat derden hier geen toegang toe hebben.

8. Bewaarperiode persoonsgegevens

Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw gegevens uiterlijk 7 jaar na het laatste contact verwijderen. Ook indien wij een offerte van u heeft ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, worden uw persoonsgegevens uiterlijk 7 jaar na ons laatste contact worden verwijderd.

Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van minimaal 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd.

De bovenstaande periodes komen overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst.

Andere door ons genoemde persoonsgegevens (IP-adres, internetbrowser en apparaat type, tijdstempels) die wij verwerken bewaren wij maximaal 2 jaar. Uw gegevens voor de marketingdoeleinden worden net zo lang bewaard totdat u uw toestemming intrekt.

9. Wat zijn uw rechten?

U heeft een aantal rechten op grond van de AVG:

• U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien;
• Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden;
• Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
• Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Op verzoek zullen wij aan u informatie verstrekken over de afweging van de belangen die wij hebben gemaakt in het kader van de grondslag ‘verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang’, voor zover op u van toepassing;
• Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.

Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u contact opnemen met ons via de contactgegevens die bovenaan deze verklaring staan.

10. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring, indien wij dit nodig achten. De meest actuele versie is te allen tijde in te zien op onze website. De eerste versie is van mei 2018. Deze versie is laatstelijk aangevuld in augustus 2021.

Als u nog vragen heeft of meer informatie wenst over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.